Як скласти та зареєструвати звернення?
У нашій країні зверненням присвячений цілий Закон України» Про звернення громадян”. Під зверненнями громадян розуміють викладені у письмовій або усній формі пропозиції (зауваження), заяви (клопотання) і скарги.
Скарга — це звернення з вимогою про поновлення прав і захист законних інтересів громадян, порушених діями (бездіяльністю), рішеннями різних органів влади, організаціями та посадовими особами.
Заява — це звернення з проханням про сприяння в реалізації законних прав та інтересів громадян, а також повідомлення про порушення законодавства чи недоліки в роботі органів влади та організацій.
Пропозиція (зауваження) – звернення, в якому висловлюється рада, рекомендація щодо діяльності органів влади та організацій.
Оскільки кожний вид звернення має свій зміст і порядок розгляду, то правильніше кожне своє звернення називати відповідною назвою – чи скаргою або заявою, або пропозицією.
Складаючи звернення:
- починайте його зі слів “Шановний” і закінчуйте ” з повагою»;
- в одному зверненні краще стосуватися одного питання, якщо питань багато — напишіть кілька звернень по кожному окремому питанню;
- спочатку викладіть коротко зміст і історію вирішення вашої проблеми з посиланнями на відповідність ваших вимог законодавчим актам, або, навпаки, на протиріччя їм дій організації, на яку ви скаржитеся;
- у кінці текст звернення повинен мати чіткі вимоги-побажання, а не розмиті «просимо розібратися»;
в ідеалі обсяг обігу не повинен перевищувати однієї сторінки стандартного А4 формату; - після тексту самого звернення слід написати слово «Додатки» і письмово перерахувати (і додати до обігу) копії рішень, які оскаржуються, копії відповідей інших установ, до яких вже раніше зверталися по своєму питанню, а також їх кількість сторінок (аркушів).
Звернення має бути обов’язково підписане Вами із зазначенням вашого прізвища, імені, по батькові, містити дані про ваше місце проживання, а також дату. Без цих відомостей звернення визнається анонімним і обов’язковому розгляду не підлягає.
У будь-якому випадку ви повинні скласти свої звернення в кількості не менше 2-х примірників — один примірник відправиться адресату, а другий, з відміткою про реєстрацію-вручення, залишиться у вас на руках.
Є два основних способи подачі звернення
Перший — реєстрація в канцелярії установи, якій Ви віддаєте два примірники своєї заяви. Приймання, розгляд та реєстрація звернень громадян у всіх організаціях повинні проводиться згідно з Постановою Кабінету Міністрів України від 14.04.1997 р. № 348.
Одна заява залишається в канцелярії (або адміністратора або у особи, відповідальної за прийом заяв), а на іншому працівник канцелярії повинен вказати дату надходження документа, поставити свій підпис, вказати прізвище та ініціали і поставити штамп з вхідним номером. Після цього ви можете забрати свій екземпляр. Не забудьте до того ж запитати номер телефону, за яким ви зможете дізнатися, кому ваш лист направлено для розгляду.
Звернення, оформлені належним чином та подані в установленому порядку, підлягають обов’язковому прийняттю та розгляду.
Але якщо співробітник канцелярії відмовляється прийняти Вашу заяву, тоді спочатку спробуйте поспілкуватися безпосередньо з начальником канцелярії або безпосередньо з керівником організації з метою належної реєстрації звернення.
Інший варіант відправки кореспонденції рекомендованим листом з отриманням повідомлення про вручення.
Ще один варіант (у разі відмови прийняти Ваше звернення) — скласти разом з двома своїми колегами акт про те, що такий-то співробітник відмовився прийняти вашу заяву, а потім звернутися зі скаргою в районну прокуратуру, оскільки в її прямій компетенції знаходиться контроль за виконанням закону»Про звернення громадян”.
Відповідно до статті 20 згаданого вище Закону України «Про звернення громадян», Ви повинні отримати письмову відповідь на свою заяву:
- негайно або не пізніше 15-ти днів — якщо питання не потребує додаткового вивчення;
- протягом місяця — це стандартний термін;
- до 45-ти днів — якщо в місячний термін вирішити порушені у зверненні питання неможливо, керівник відповідного закладу визначає необхідний термін для його розгляду (але не пізніше 45 днів), про що повідомляється заявнику.
Органи влади або посадові особи повинні уважно розібратися у Вашому зверненні. При необхідності-запросити додаткові документи або направити співробітників на місця для перевірки. Про своє рішення з Вашого питання вони повинні повідомити вам, до того ж відповідь за результатами розгляду дається тим органом, який отримав звернення і до компетенції якого входить вирішення зазначених у заяві питань.
При розгляді забороняється направляти скарги громадян для розгляду тим органам або посадовим особам, дії чи рішення яких оскаржуються! Але ця заборона стосується тільки скарг, тому правильно іменуйте свої документи – як скарги.
У задоволенні ваших вимог адресат може відмовити, але в такому випадку його відповідь повинна містити посилання на законодавство, виклад мотивів відмови і роз’яснення порядку оскарження прийнятого рішення.
Якщо Вами в строк не отримано відповідь на Ваше звернення, тоді можете сміливо з приводу даного порушення звертатися в місцеву прокуратуру.
Якщо ви отримали відписку, яка не дає відповіді на ваше запитання, спробуйте звернутися до цього чиновника ще раз-у повторному зверненні приведіть отриману відповідь і свої претензії до нього. Якщо і другий раз його відповідь Вас не влаштує, зверніться до органу або посадовій особі, які знаходяться вище, – викладіть історію питання, додавши всі необхідні документи, в тому числі і відповідь на своє попереднє звернення.