Незважаючи на модні тенденції і деякі зміни в суспільстві, багато людей спілкуються не з допомогою Інтернет-мережі, а звичайним способом. Але проблема в тому, що не всі знають, як правильно написати лист. З-за цього можна потрапити в неприємну ситуацію, оскільки для епістолярного стилю є свої вимоги, яких варто дотримуватися.
Основні правила написання листа
Отже, в цій статті ми розберемо основні правила, які допоможуть вам написати лист грамотно, розбірливо і зрозуміло. Перш за все, зверніть увагу на різновиди листів. Їх розрізняють за офіційністю: офіційне, напівофіційне і дружнє.
Про що ви хочете сказати. Щоб написати лист, необхідно визначитися з тематикою вашого подальшого висловлювання. Після цього неодмінно вам потрібно підібрати відповідне привітання.
Почерк. Мається на увазі не тільки ваш особистий почерк (якщо ви пишете лист від руки), але і загальний почерк. Важливо писати розбірливо і зрозуміло. Виражайтеся доступною мовою, не намагаючись використовувати будь-які складні конструкції пропозицій.
Конверт. Завжди з обережністю ставитеся до конвертах. Конверт-це оформлення Вашого сказання. Намагайтеся відправляти листи в білих конвертах. Білий колір підходить під будь-який стиль написання. Читайте ще: як поліпшити дикцію.
Лист другу
Щоб написати лист другу, з яким у вас теплі стосунки, дотримуйтесь усіх вищеописаних правил, але постарайтеся урізноманітнити лист привітанням. У дружньому листі дозволяється спілкуватися тією мовою, якій ви звикли спілкуватися наживо з вашим приятелем.
Завжди цікавтеся справами і самопочуттям вашого друга. По можливості, дізнайтеся, як справи у батьків (якщо у вас хороші відносини з його батьками). В кінці листа бажайте своєму другові успіхів і удачі.
Тема. Перш ніж написати листа своєму коханому, вирішите, про що ви будете писати. Чітко побудуйте логічний ланцюг, щоб хлопець не загубився у ваших думках.
Оформлення. Можете прикрасити лист милими малюнками або чином поцілунку зі слідом від ваших губ. Деякі дівчата експериментують навіть із запахами, трошки сприскуючи лист улюбленим ароматом, щоб нагадати коханому про себе.
Коли ви хочете написати лист дівчині, не приділяйте багато уваги буденним речам. Паперовий лист в наш час-це щось схоже на любовне послання.
Зробіть приємне. В конверт з листом можете вкласти невелику листівку для підняття настрою. Також можна вкласти якийсь брелок на пам’ять. Дізнайтеся: які дівчата подобаються хлопцям.
Лист батькам
Щоб написати листа батькам, постарайтеся бути гранично ясними і поважними. Лист батькам – це не Лист одному, в якому ви можете спілкуватися сучасною мовою. Батькам пишуть в стилі, який знаходиться між дружнім і напівофіційним листом.
Завжди питайте, що у них нового в житті і як вони себе почувають. Проявляйте інтерес і турботу до їхнього життя. Адже це так важливо для батьківських сердець.
Незалежно від стилю і опонента, намагайтеся писати відповідно до граматичними і лексичними правилами. Адже, погодьтеся, приємніше читати акуратний і розбірливий почерк.
Як написати діловий лист. Складання ділових листів
Як правильно скласти діловий лист саме з психологічної точки зору, щоб його не викинули, не прочитавши, щоб воно мало якусь дію?
Психологічні правила ділового листа не такі складні, як може здатися. Вони доступні будь-кому, навіть починаючому фахівцеві. При складанні ділових листів досить пам’ятати кілька простих речей.
1. Звичайних або електронних листів, складених з метою пошуку ділових партнерів, пропозиції своїх товарів або послуг, посилається дуже багато. Найчастіше їх масово розсилають адресатам, про які не мають ні найменшого уявлення (Т. зв. СПАМ). Це поширена помилка початківців бізнесменів і молодих професіоналів, перший раз шукають роботу.
Насамперед дізнайтеся подробиці про компанію, куди збираєтеся направити діловий лист. З’ясуйте максимум інформації про потенційного партнера. І тільки після цього складайте діловий лист на його адресу. Одержувачу листа завжди приємніше дізнатися, що звертаються до нього особисто, а не читати якусь безлику «ділову пропозицію комерційному відділу фірми». Звернення до людини на ім’я підкреслює повагу до його особистості, викликає у нього позитивні емоції і як наслідок — розташування до джерела позитивних емоцій. Адже про які серйозні ділові пропозиції може йти мова, якщо відправник навіть не спромігся дізнатися прізвища, імені та по батькові свого потенційного партнера по бізнесу?
Якщо ви все ж не зуміли уточнити ім’я адресата, не варто в зверненні писати: “Ув. г-н директор!» або «Ув. кома. діра. фірми!”. В даному випадку скорочення недоречні. Слова “Шановний”, “пане”, “пані”, “заступник директора”, “начальник відділу” і їм подібні слід писати повністю. Інакше одержувач цілком справедливо подумає, що ви його насправді не дуже-то і поважаєте.
2. Діловий лист повинен містити заголовок, в короткій і помітній формі розкриває зміст тексту. Така коротка анотація значно полегшує обробку і сортування листів одержувачем. У будь-яку більш-менш серйозну організацію щодня приходить маса різних листів. Тому велика ймовірність того, що на ваше послання просто не звернуть увагу, навіть якщо воно містить суперпривабливі пропозиції. Адже читають їхні живі люди. Якщо вам не пощастить, то ваш діловий лист виявиться десь в п’ятому десятку розглянутих. На той час всі менеджери вже не стільки вникають у зміст листів, скільки прагнуть побільше паперу відправити в кошик. Тому в першу чергу треба домогтися того, щоб ваш лист виділили з маси аналогічних.
Коротка анотація виявиться дуже корисною і в тому випадку, якщо діловий лист, написаний потенційному клієнту, не відразу його зацікавить. Буває, проходить якийсь час, і директор говорить секретарю: “Пам’ятаєте, нам надсилали пропозицію в листопаді? Ні, здається, це було в серпні. Не пам’ятаю звідки. Загалом, знайдіть його». Заголовок вашого листа повинен містити таку інформацію, яка могла б спростити його пошук.
3. Гарне враження справить діловий лист, який після вітання буде містити в собі якийсь вступ-комплімент. У вступі зазвичай йдеться про те, що ви раді вітати настільки відому фірму, якою великою честю для вас буде надавати послуги настільки солідного партнера і т. д. Не зайвим буде також висловити надію на довгострокове та взаємовигідне співробітництво.
4. Дуже погане враження справляють ділові листи, написані «водянистим» текстом. Під «водянистим» розуміється такий стиль, який включає в себе масу словесного сміття (наприклад, «Ми, звичайно, впевнені, що співпраця з нами обов’язково буде вигідно вам, чи неправда?»), зайвої ввічливості («Будьте ласкаві, прочитайте цей лист, будь ласка»), коротких загальних питань в кінці розчленованого питання («Вам це потрібно, чи не так?»), беззмістовних прикметників (видатний, чудовий, чудовий і т. д.), зайвих займенників («ми всі і завжди раді вітати вас та вашу фірму» замість «раді вітати вас»). Ділове лист, складений в такому стилі, оцінюється як менш переконливо, менш компетентні і заслуговує меншої довіри, ніж те, де текст написаний «твердіше». Це відбувається тому, що «водяниста текст» завжди створює враження, що його автор має низький соціальний статус. Тому потрібно всіляко уникати загальних фраз, слів-паразитів і непотрібних прикметників.
5. Не варто при складанні ділового листа вживати директивні фрази-вказівки типу «Якщо вас зацікавила пропозиція, то вам слід зв’язатися з нами по телефону…”Такою фразою ви психологічно налаштовуєте людей проти себе. По-перше, ви самі наштовхує одержувачів листа на думку, що ваша пропозиція може і не зацікавити їх. По-друге, ви зарозуміло вказуєте своїм потенційним партнерам, як їм слід себе вести. Краще написати: «Для обговорення деталей нашої пропозиції ви можете зв’язатися з нами по телефону…”. Сенс той же, але тон менш категоричний і налаштовує на більш доброзичливе ставлення до вас.
6. Щоб правильно написати діловий лист, пам’ятайте про словоформах. Ключем до перетворення пропозицій, які просто описують діяльність вашої фірми, в пропозиції, які створюють враження про конкретні досягнення, є правильний вибір дієслів. Існує форма дієслова, що викликає у читача уявлення про реальні результати. Наприклад, виконали, розробили, збільшили, створили, зробили і т. п. Це дієслова доконаного виду. Інші ж дієслова і словосполучення з дієсловами є більш невизначеними по відношенню до результату діяльності. Такі дієслова, як виробляємо, працюємо, виконуємо, беремо участь, дають уявлення швидше про виконувані функції, ніж про досягнуті результати. Вони є дієсловами недосконалого виду. Використання досконалих дієслів створить ілюзію конкретних успіхів при виконанні будь-якої діяльності, а значить справить враження більшої солідності і респектабельності вашої фірми.
7. Для будь-якого ділового листа (навіть посилається по електронній пошті) необхідно використовувати фірмовий бланк. Це підкреслює, що за листом стоїть солідна фірма, а значить, з вами можна мати справу. Нагадуємо, що фірмовим бланком вважається розташований певним способом набір реквізитів: назва фірми, адреса, телефон, факс, емблема фірми, підпис керівника і т. п. Якщо в листі йдеться про фінансових взаємовідносинах, то не зайвим буде вказати розрахунковий рахунок і назву банку, послугами якого ви користуєтеся, а також посилання на ліцензії, сертифікати та інші дозвільні документи (якщо ваш бізнес передбачає їх наявність).
8. Лист, що містить серйозну ділову пропозицію, що передбачає грошові взаєморозрахунки на велику суму, краще відправляти поштою, а не факсом або E-mail. В ідеалі його повинен вручати кур’єр особисто керівнику або секретарю. Такий лист обов’язково повинен мати великий фірмовий конверт, віддрукований друкарським способом. Все це працює на створення сприятливого іміджу.