Як ефективно провести збори. У будь-якій компанії існує постійна необхідність ділових зустрічей. Цілі повинні бути виконані, звіти повинні бути представлені, а співробітники навчені, дисципліновані і мотивовані. Незважаючи на це, багато компаній залишають осторонь ці важливі зустрічі або рідко їх проводять.
Інша проблема полягає в тому, що, навіть коли збори бувають часто, вони проводяться не за правилами. Таким чином, наради не завжди виконують свою роль: співробітники продовжують плутатися в задачах, що впливає на продуктивність роботи, яка забирає більше часу із-за неузгодженості.
Комфортне приміщення
Для того щоб зробити наради максимально результативними, слід дотримуватися певних правил. Найголовніше-викликати в учасників зборів почуття комфорту, це дозволить домогтися максимальної віддачі від кожного з них. Тому для проведення нарад або переговорів слід всіх розсадити за круглий або овальний стіл для забезпечення зорового контакту людей один з одним. Дуже важливо, щоб за столом помістилися геть усі учасники, і ніхто не був змушений брати участь у зборах стоячи.
План та час
Розсадивши учасників, необхідно роздати їм всім заздалегідь підготовлений план майбутнього заходу. Для збереження ділової атмосфери, не потрібно чекати спізнюються, відкладаючи тим самим початок переговорів. Переговори завжди повинні починатися вчасно. Вкрай небажано, щоб захід тривав більше однієї години. Якщо часу знадобилося більше, то щоб зберегти увагу учасників, рекомендується в кінці години зробити невелику перерву.
З самого початку переговорів потрібно спробувати підняти всім присутнім настрій, задавши позитивний хід думок. Для цього присутнім можна повідомити якісь приємні новини, або запевнити їх у тому, що майже всі питання на порядку денному в ході майбутніх зборів будуть вирішуватися, і жодне питання не залишиться незачепленим.
Модерація зборів
Протягом наради слід м’яко коригувати його хід, не дозволяючи обговоренню занадто сильно вийти за рамки позначених в плані питань. Кожен учасник повинен мати можливість висловити свою думку. Бажано утримуватися від висловлювання своєї точки зору до тих пір, поки не буде озвучено думку кожного з присутніх. Різка критика і люті суперечки повинні відразу ж припинятися. У разі напруження пристрастей, розрядити обстановку допоможе сказана вчасно нейтральний жарт. Щоб учасники не втратили суть і могли систематизувати свої думки, час від часу необхідно підводити підсумки.
Дотримання ряду цих нескладних правил дозволить налаштувати всіх присутніх на конструктивний лад, а також задасть заходу потрібний темп, що обов’язково позитивно позначиться на підсумки наради, зробивши його ще більш плідною.