Як писати пояснювальні грамотно? Приклад пояснювальної записки про запізнення на роботу. У кожного іноді бувають “проколи” по роботі – запізнення, вільні або мимовільні порушення дисципліни і т.н. Чого слід чекати від роботодавця в цих випадках? Трудовий Кодекс говорить, що застосування дисциплінарного стягнення роботодавцем до працівника в разі порушення дисципліни повинно передувати письмове пояснення останнього. Тобто необхідно взяти з нього пояснювальну записку. Що це таке? Як писати пояснювальні? Працівники, що зіткнулися з цим уперше часто губляться і починають панікувати. Тим часом, все не так страшно.
Пояснювальна записка – це документ, що містить офіційну версію того, що сталося від імені виновного робітника з його підписом і датою. Відмова підлеглого надати необхідне пояснення – не привід для накладення стягнення. Але в цьому випадку (якщо пояснювальний документ відсутній протягом двох робочих днів) повинен бути складений відповідний акт. Хто може його вимагати? Пояснювальну має право вимагати саме роботодавець, а не все підряд (наприклад, представник перевіряючих органів такого права не має). Пояснювальну все ж краще написати, щоб максимально прояснити ситуацію і зафіксувати документально наявні поважні причини порушення.
У разі подальших розбіжностей з начальством пояснювальна – офіційно прийнятий документ, що може спрацювати на вашу користь. Відсутність же його дає право начальству тлумачити ваші дії на власний розсуд.
Не брешіть! Є негласні правила з приводу того, як писати пояснювальні, яких обов’язково потрібно дотримуватися, щоб уникнути ще більших неприємностей. Перш за все, ніколи не пишіть в пояснювальній неправду. Імовірність викриття в недостовірності дуже велика, і брехнею ви ще більше зіпсуєте репутацію. Не намагайтеся перекласти провину на колег, так як в цьому випадку пояснювальні зажадають ще і від них. Кожен надасть власну версію, і невідомо ще, які подробиці можуть при цьому спливти. А ворогів точно наживете.
“Я не знав …” Не пишіть, що вам чогось не пояснили і чогось не навчили. Існує посадова інструкція, її ви підписували при прийомі на роботу. У нормі всі ваші обов’язки, зона відповідальності і більшість форс-мажорних ситуацій повинні бути в ній чітко прописані. Краще перед тим, як писати пояснювальні, ще раз пройтися по її положенням, щоб точно знати, чого писати не треба. Якщо ж ви будете наполягати на власному невіданні, роботодавець зажадає пояснювальну вже від вашого безпосереднього керівника, який при вашому прийомі був зобов’язаний все розповісти і показати. А це нічим не краще пояснювальних від колег.
Інструкція – наше все. Як писати пояснювальні за всіма правилами? Для додання ваги документу краще складати його, посилаючись на пункти посадової інструкції. Явні промахи можна подати як невірне трактування. А якщо вже так хочеться когось звинуватити, без зайвих емоцій пошліться на непорозуміння на грунті різного тлумачення цих самих пунктів. Або, в крайньому випадку, на упереджене до себе ставлення.
Якщо ваше порушення занадто наочно, і викручуватися сенсу немає, кращий вихід – послатися на хворобу, погане самопочуття, перевантаження на роботі. В цьому випадку в кінці обов’язково вкажіть, що визнаєте помилку і надалі зобов’язуєтесь подібного не допускати.
Форма написання. Як грамотно написати пояснювальну? Всі пояснювальні пишуться за певним шаблоном, який включає, перш за все, найменування організації, посади та ПІБ тієї особи, якій вона адресована. Потім – від кого саме (також із зазначенням посади) і найменуванням “Пояснювальна (або пояснювальна) записка”. Текст, як правило, починається зі слів “Щодо …” або “Відносно …”, за якими слід безпосереднє опис ситуації. Він повинно бути інформативним, але без несуттєвих подробиць, і написано строго по суті справи. В кінці пояснювальної вказується прізвище укладача, ставиться його підпис і поточна дата.
Коли вона потрібна? В яких випадках пишеться пояснювальна на роботі? Перелік можливих ситуацій наводиться в Трудовому кодексі. Давайте розглянемо їх докладніше. Найчастіше пояснювальні пишуться у випадках порушень трудової дисципліни. До них відносяться: запізнення, відсутність протягом 4 годин і більше на робочому місці, поява в нетверезому вигляді на роботі. До речі, в останньому випадку вас можуть звільнити негайно.
Зразок пояснювальної записки про запізнення на роботу
Директору з продажів
НВФ «Клин»
Петрову Н. В.
менеджера з продажів
Іванова Г.І
Пояснювальна записка щодо запізнення на роботу
Я спізнився на роботу 10.09.2015 р. на одну годину з причини поломки та подальшого вимушеного ремонту власного автомобіля на СТО.
10.09.2015
менеджер з продажів
Іванов Г.І
Зразок пояснювальної записки про прогул
Директору з продажів
НВФ «Клин»
Петрову Н. В.
менеджера з продажів
Іванова Г.І
Пояснювальна записка про відсутність на робочому місці
Я, Коновалов Олексій Опанасович, PR-менеджер, був відсутній на робочому місці 23.09.2015 внаслідок транспортної пригоди. Довідку про ДТП і пошкодженнях транспортного засобу додаю.
24.09.2015
Іванов Г.І